工程項目資料管理是工程建設項目實施過程中的一個關鍵環節，也是工程建設項目實施過程中的基礎性工作之一。

如果工程項目的資料管理不到位，可能會造成以下問題：當工程竣工后，施工單位無法向建設單位提交完整的施工資料，這樣一來就無法作為竣工驗收的依據，進而無法得到建設單位的認可；如果施工資料不完整，施工單位就無法按規定對工程進行竣工驗收；當工程發生法律糾紛時，無法提供相應的資料證明，導致可能會敗訴甚至直接造成經濟損失。

建筑施工單位可以利用工程項目管理系統來規范工程項目資料的管理，建立全面的工程項目資料管理體系和相關制度，從而避免可能帶來的企業風險。

通過在整個項目生命周期中引入“工程項目管理軟件”，可以有效提高項目資料管理的效率。

1、項目相關的各類過程性資料會自動歸集到軟件的各個業務模塊中，這些資料包括中標通知書、合同、開工報告、簽證、變更單、結算單、產值申報單、采購單、供應商結算單、發票等與項目過程相關的文件。之前這些文件分散在各個部門和崗位，現在通過系統會自動匯總到“項目電子文件庫”中進行統一管理。項目管理人員可以進行批量下載和歸檔操作。

2、可以創建一個自定義的工程資料庫，用于對各類內業資料進行分類上傳，并進行統一的管理。同時，還可以根據權限設置，對資料進行查看和下載。

3、資料蓋章申請的流程被系統化管理，同時也對蓋章件的回收進行了跟蹤。申請人通過系統發出蓋章申請，并列明需要蓋章的資料。印章管理員負責處理蓋章的事務，并及時跟進需要返還的蓋章件，并進行返還登記，以確保所有應該歸還的蓋章件都能夠及時返還。

工程項目資料管理水平的高低直接影響著施工管理和竣工驗收的科學有效性。同時，它也是經濟核算和上報項目建設情況的主要依據。此外，它還直接關系到施工單位在國家基礎設施建設項目中承包資格的鞏固和擴大。建筑企業可以通過使用工程項目管理系統等先進工具來規范工程資料管理，從而事半功倍。