一、 公司簡介及組織結(jié)構(gòu)圖

        安裝公司隸屬武漢市水務(wù)建設(shè)工程公司，工程公司是具有國家市政總承包一級資質(zhì)、通過ISO9000質(zhì)量體系認證的現(xiàn)代化施工企業(yè)。在九省通渠的江城，位于青松綠葉環(huán)抱的洪山腳下的安裝公司，是一個集機電設(shè)備及自動控制設(shè)備安裝工程、大型給排水鋼管及配件制作安裝、機械加工制造等為一體的現(xiàn)代化施工企業(yè)。安裝公司設(shè)有生產(chǎn)技術(shù)科、質(zhì)檢科、材料科、綜合辦公室等四個職能部門，設(shè)有金工、金屬結(jié)構(gòu)等兩個生產(chǎn)車間，工程項目室二個。
        近十七年來，安裝公司立足自來水行業(yè)，以"持續(xù)改進，創(chuàng)一流產(chǎn)品"為方針，以"今天的質(zhì)量，明天的市場"為企業(yè)精神，積極參與市場競爭，以優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品、優(yōu)良服務(wù)占領(lǐng)市場，以滿足顧客要求的誠懇態(tài)度，以嫻熟的安裝技術(shù)，科學的管理水平，高效、優(yōu)質(zhì)、圓滿地完成具有國際先進水平、自動控制程度高的水廠全套進口機電設(shè)備安裝工程。先后承接了白沙洲水廠等19座大中型水廠的興建、擴建工程。
        適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展形勢的要求，我公司不斷更新、改造影響鋼制管件產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵設(shè)備，調(diào)整生產(chǎn)工藝，強化生產(chǎn)規(guī)范化、標準化管理，嚴格執(zhí)行ISO9000質(zhì)量體系中的控制程序，鋼制管配件焊接水平，達到國家規(guī)范中射線探傷Ⅱ級以上標準。先后完成了武漢市地區(qū)的京漢大道等10個鋼制管加工工程。
        我公司以機電設(shè)備安裝工程為依托，拓寬業(yè)務(wù)范圍，加強對外協(xié)作。逐步參與環(huán)保、污水處理、消防、起重機械等行業(yè)的安裝工程、制造加工等項目的競爭，取得了相關(guān)的資質(zhì)證，先后承接了武漢市公汽停保場消防噴淋系統(tǒng)、黃石磁湖污水處理廠等7個工程。

二、 公司現(xiàn)行體制

三、 在沒有使用《金石工程項目管理軟件》前的公司狀況

        1. 材料數(shù)據(jù)不真實

        由于采用電子表格進行統(tǒng)計，無法滿足材料統(tǒng)計要求。材料統(tǒng)計人員又怕領(lǐng)導批評，總是胡亂調(diào)帳，以使與財務(wù)數(shù)據(jù)對應(yīng)。隨著日積月累，造成帳、卡、物嚴重不符。

        2. 分包費用很混亂

        我公司的分包費用情況比較復(fù)雜，如項目類一個項目多個分包商且同個分包商多個分包費，加工類一個分包商涉及多個項目分包費。原來是采用電子表格將同個分包商打包在一起滾動方式計算，付款沒有一一對應(yīng)項目，造成后來分包費用總是與分包商核算的對不上，還出現(xiàn)過重復(fù)支付分包費的情況。

        3. 成本統(tǒng)計難落實

        采用過電子表格方式，由于工程項目較多，花了半個月時間，勉強堅持了二個月，最后由于工作量實在太大，而且各部門的基礎(chǔ)工作均不能及時跟上，成本統(tǒng)計工作無法落實。再加上材料入庫、領(lǐng)料項目填寫不準確，庫備材料領(lǐng)用不合理，造成最后財務(wù)上的項目成本不真實，本來應(yīng)該盈利項目結(jié)果莫名其妙虧損。

        4. 應(yīng)收、應(yīng)付帳款混亂

        工程款、材料款、分包款總是搞不清，好不容易花了很大人力清理一遍，結(jié)果管不了多長時間又亂了。

        5. 款項結(jié)算

        2013年總公司實行財務(wù)集中核算，分公司帳戶取消，財務(wù)人員調(diào)到時總公司，無法及時了解帳戶余額，造成材料款、分包款不到位，影響工程進度。

        6. 文檔管理不規(guī)范

        查閱文件、資料、合同、決算常常出現(xiàn)“要用找不到，不用跑出來”，有時要翻箱倒柜找好半天才找到。

四、 金石軟件中的解決方案

我公司金石軟件的應(yīng)用主要分四個階段：

        3. 【分包管理】的應(yīng)用

        [分包合同]：分包合同簽訂或分包加工決算審定后，由預(yù)算室錄入分包合同信息。
        a. [合同附件]：預(yù)算室導入合同掃描件。
        b. [合同內(nèi)容]：分包商提交經(jīng)項目部審核的分包進度，由計劃科錄入[合同內(nèi)容明細]、[合同執(zhí)行明細]。
        c. [合同付款及相關(guān)發(fā)票]：分包商提交建安發(fā)票，由計劃科在[發(fā)票管理]中錄入信息；公司領(lǐng)導同意付款后，計劃科[執(zhí)行付款]填寫[付款申請單]；分包費支付后，計劃科執(zhí)行[付款申請單]填寫[付款單]。
        d. [合同罰款]：生產(chǎn)技術(shù)科等職能部門對分包商進行處罰后，將罰單交預(yù)算室，由預(yù)算室錄入罰款信息。

        e. [合同查詢]、[合同分包商匯總查詢]：查詢項目分包費用，分包商的應(yīng)付款情況。

       項目分包費用查詢

      分包商應(yīng)付款查詢

        4. 【材料管理】的應(yīng)用

        [采購計劃單]
        項目部手填“物資需求計劃”提交生產(chǎn)技術(shù)科，生產(chǎn)技術(shù)科根據(jù)需求在[采購計劃單]中錄入，多聯(lián)機打“物資清單”。

        注：1、由于項目部人員電腦操作能力和辦公設(shè)備的限制，項目部暫時手填方式，待條件成熟，采購計劃單可以由項目部錄入，生產(chǎn)技術(shù)科負責審核、修改；

       2、我公司涉及的材料品種太多，且采購計劃單的規(guī)格、單位無法與實際到貨的“送貨單”一一對應(yīng)，除非人為來識別這些差別，但現(xiàn)有的人員無法滿足要求，故[采購計劃單]中的[采購計劃執(zhí)行明細]無法使用。目前[采購計劃單]僅作項目部提交材料需求用，與[材料入庫單]之間無執(zhí)行聯(lián)系。

        [采購合同]：材料采購回后，計劃科在材料總庫中建一個[采購合同]。
        a. [合同內(nèi)容]：在[合同內(nèi)容明細]中錄入材料信息；在[合同執(zhí)行明細]中[到貨驗收]。
        b. [合同付款及相關(guān)發(fā)票]：要支付材料款時，在[采購合同查詢]中，選定“供貨單位”，按照到貨先后順序指向?qū)?yīng)[采購合同]，然后執(zhí)行付款申請單、付款單。
        c. [合同查詢]、[合同供應(yīng)商匯總]：[合同查詢]主要用于查詢單個材料商的應(yīng)付款；[合同供應(yīng)商匯總]主要用于查詢所有材料商的應(yīng)付款。

        注：1、由于要實現(xiàn)材料商的應(yīng)付款對帳，故在軟件中材料均使用[采購合同] （不管此種材料是否簽訂紙質(zhì)合同），即使是采購一個螺栓也建一個采購合同。

       2、我公司的材料是統(tǒng)一采購的，采取“采購進總庫，調(diào)撥進項目”，現(xiàn)場未設(shè)材料倉庫。

       3、受材料品種規(guī)格較多的因素影響，材料單據(jù)的規(guī)格設(shè)定為可以修改。在[材料維護]中規(guī)格全部為空。在[采購合同]-[合同內(nèi)容]中明確規(guī)格，材料入庫單、調(diào)撥單與之對應(yīng)。

        [材料調(diào)撥單]：材料選擇“選擇單據(jù)S”，按照先進先出的原則。
        注：對于材料退料，有二種方式：一是調(diào)出項目和調(diào)入項目對換；一是調(diào)出項目和調(diào)入項目不變，數(shù)量為負數(shù)。經(jīng)過認真考慮，從與財務(wù)統(tǒng)一和統(tǒng)計方便的角度考慮，選用第二種方式。

        采購合同

        材料入庫單

        多聯(lián)機打

        材料領(lǐng)用單

        多聯(lián)機打

        [材料總帳萬能查詢]：通過選擇“單據(jù)類型”中“材料采購單”、“材料調(diào)出單”查詢當月材料入庫、領(lǐng)料情況，并導出電子表格，通過排序、分類匯總（入庫以往來單位分類、領(lǐng)料以項目分類）。
        軟件入庫查詢

        導出電子表格，經(jīng)排序、分類匯總

        軟件領(lǐng)料查詢

        導出電子表格，經(jīng)排序、分類匯總

        [材料庫存查詢]：通過設(shè)置“填寫截止日期”查詢倉庫庫存，導出電子表格。與財務(wù)庫存數(shù)據(jù)進行核對。

        材料庫存查詢

        財務(wù)庫存=上月結(jié)轉(zhuǎn)+本月入庫-本月領(lǐng)料

        5. 【固定資產(chǎn)】的應(yīng)用

        [設(shè)備采購單]：各部門建一個設(shè)備倉庫，生產(chǎn)技術(shù)科以[設(shè)備采購單]將辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備進各部門的設(shè)備倉庫。
        [設(shè)備調(diào)撥單]：生產(chǎn)設(shè)備由專門部門負責管理，領(lǐng)用，歸還均以[設(shè)備調(diào)撥單]方式進行登記管理。
        注：設(shè)備歸還，采取出庫項目和入庫項目對換方式。

        6. 【財務(wù)管理】的應(yīng)用

        [銀行管理]：我公司財務(wù)2013年8月實行的財務(wù)集中核算制，分公司無財務(wù)，無銀行帳戶，只在總公司有一個虛擬帳戶。剛實施時，只有手工的一個流水帳，再加上總公司付款周期非常不嚴格，導致最后哪些錢付了，付了多少都不清楚，財務(wù)非常混亂。通過加強對軟件的應(yīng)用，將財務(wù)上發(fā)生的一些項目成本之外的支出，結(jié)合軟件現(xiàn)有的一些功能進行靈活應(yīng)用。目前軟年銀行帳與財務(wù)的銀行帳已達到同步，各類收支均來源于各類承包合同、材料合同、分包合同、其它費、工程借還款、員工借還款單據(jù)，帳目非常清晰。

        財務(wù)流水帳

        軟件銀行帳查詢

        7. 【員工管理】的應(yīng)用

        [員工工資表]：綜合辦負責將員工每月各種收入進行錄入。

五、 使用金石工程項目管理軟件后的效果

        1. 材料管理

        我公司使用最為成熟的材料管理，目前軟件中材料入庫、領(lǐng)料、材料庫存、材料應(yīng)付款每月與財務(wù)數(shù)據(jù)完全一致。

        2. 分包管理

        現(xiàn)在通過軟件的應(yīng)用，能非常準確統(tǒng)計分包費用及應(yīng)付款情況。

        3. 項目成本管理

        項目成本統(tǒng)計工作相比以前有了質(zhì)的飛躍。下一步，我公司力求項目成本達到與財務(wù)成本完全統(tǒng)一。

        4. 辦公自動化

        對于材料采購計劃、加工計劃等可以實現(xiàn)網(wǎng)上填報，無紙化辦公得到提高；公司領(lǐng)導、部門領(lǐng)導查閱數(shù)據(jù)、資料簡單快捷，大大提高工作效率；各類財務(wù)憑證采用多聯(lián)機打，規(guī)范性得到提高。

        5. 全面利用軟件進行管理

        我公司現(xiàn)逐步利用金石軟件這個平臺應(yīng)用到本單位的各項管理工作。

六、 軟件總體評價

        1. 同類軟件比較

        我公司對軟件的需求源于材料管理存在著很大的問題，通過在網(wǎng)上尋找各類管理軟件，有的軟件價格比較低但功能簡單而且固定成型，想要改進基本不可能；有的軟件功能看似很全但細致了解，實用性并不強，而且價格非常高，同樣還存在二次改進問題。最終通過操作性、適用性、性價比的對比后，選擇了金石管理軟件。

        2. 軟件二次改進

        我公司是2009年開始使用金石軟件，通過與軟件商不斷溝通交流，對軟件不斷進行改進，使我公司在金石管理軟件應(yīng)用上的廣度、深度也得到不斷地擴大、加強，從而使我公司的項目管理工作上了幾個臺階，并且我公司對該軟件的應(yīng)用不只是停留在項目管理上，正逐步應(yīng)用到本單位的各項管理工作中。

        3. 軟件應(yīng)用定位

        這幾年軟件商為滿足各類客戶的需求而不斷進行改進，功能也超出了項目管理的范圍，我公司認為金石軟件的定位不應(yīng)在項目管理層面上，應(yīng)上升到施工企業(yè)管理軟件層面上。

七、 軟件應(yīng)用體會

        雖然金石軟件是一個非常好的管理軟件，但是僅憑軟件好不能代表能夠應(yīng)用得好。項目管理本身是一個綜合性的工作，涉及現(xiàn)場項目經(jīng)理部、各職能部門協(xié)同工作，金石軟件作為一個項目管理軟件也同樣需要多部門共同來完成。要使用好這個軟件，得要“重量級”的領(lǐng)導親自抓，而且要深入不能浮在表面上，這樣才能調(diào)動項目經(jīng)理部、各職能部門按照各自的管理職責在金石軟件中進行分工協(xié)作，否則只會成為提高管理水平的一個“花架子”。